Eine Assistenz für jeden Ablauf, der sich wiederholt.
Anfragen, Angebote, Rechnungen, Termine, Auswertungen: Was nach festen Regeln läuft, übernimmt eine Künstliche Assistenz. Hier sehen Sie, welche wir bauen und wie sie arbeiten.
Diese Beispielwoche: 11,5 Stunden zurück
So arbeitet eine Assistenz. Probieren Sie es aus.
- Lieferant KellerRechnung R-2026-3310→ Buchhaltung
- UnbekanntGewinn gesichert – jetzt klicken
- Kanzlei LenzVertrag übersetzen, zwölf Seiten – was kostet das?Anfrage erkannt
- Leistung
- Übersetzung Deutsch–Englisch
- Umfang
- 12 Seiten
- Fachgebiet
- Vertrag · Recht
- Wunschtermin
- bis 31.10.
Sie entscheiden. Ohne Ihre Freigabe geht nichts raus.
07:51 versendet
- 07:42
Eine Mail kommt rein.
Im Posteingang landen vier Mails: Newsletter, Lieferantenrechnung, Werbung und eine Anfrage: „Guten Tag, was kostet die Übersetzung eines Vertrags, zwölf Seiten, Deutsch–Englisch, bis Ende des Monats?“ Eine von vier Mails ist ein Auftrag.
- 07:43
Sortieren.
Der Newsletter wird grau, die Rechnung wandert in den Ordner „Buchhaltung“, die Werbung verschwindet. Die Anfrage bekommt einen Bordeaux-Rand und das Etikett „Anfrage erkannt“.
- 07:44
Verstehen.
Aus dem Mailtext lösen sich vier Angaben und setzen sich in ein Formular: Leistung, Umfang, Fachgebiet, Wunschtermin. Fehlt etwas, schreibt sie eine Rückfrage.
- 07:46
Rechnen.
Die Preisliste des Büros schiebt sich ins Bild, drei Zeilen leuchten auf. Das Angebot baut sich Zeile für Zeile auf, unten steht die Summe – bereit zur Freigabe.
- 07:51
Freigeben.
Der Knopf „Freigeben“ wartet auf Sie. Erst nach Ihrem Klick geht das Angebot als Mail hinaus. Ohne Freigabe passiert nichts.
- + 5 Tage
Nachfassen.
Antwortet niemand, legt sie Ihnen fünf Tage später die Erinnerung an den Kunden vor: „Lenz: nachfassen“. Sie entscheiden, ob Sie anrufen.
Ein Abend weniger am Schreibtisch. Und Sie haben einmal geklickt.
Sie entscheiden, wie viel sie selbst macht.
Derselbe Ablauf in drei Stufen. Markiert ist, wo Sie eingreifen.
Sie geben jeden Vorgang frei
Jedes Projekt beginnt mit Stufe 1. Den nächsten Schritt entscheiden Sie.
Dreizehn Assistenzen, vier Bereiche.
Jede Assistenz startet in Stufe 1 und wird auf Ihren Betrieb zugeschnitten.
Posteingangs-AssistenzLiest jede eingehende Mail, trennt Anfragen, Rechnungen, Termine und Werbung, legt ab und schreibt Antwortentwürfe für Standardfragen.AufklappenZuklappen
Jede eingehende Mail
Trennt, legt ab, entwirft Antworten auf Standardfragen
Einen sortierten Posteingang und Entwürfe zur Freigabe
5 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenTermin-AssistenzNimmt Terminwünsche an, gleicht sie mit Ihrem Kalender ab, bestätigt, erinnert am Vortag und besetzt Absagen aus der Warteliste nach.AufklappenZuklappen
Terminwünsche per Mail oder Formular
Gleicht ab, bestätigt, erinnert, besetzt Absagen nach
Einen vollen Kalender ohne Hin und Her
1,7 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenAblage-AssistenzBenennt Dokumente einheitlich, legt sie in die richtige Akte und findet sie auf Zuruf wieder: „Wo ist der Vertrag mit Schulz?“AufklappenZuklappen
Scans, Verträge, Lieferscheine
Benennt einheitlich, legt in die richtige Akte, findet wieder
Ein Archiv, das auf Zuruf antwortet
1,3 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenNachweis-AssistenzErstellt aus Ihren Teilnehmerlisten Bescheinigungen, Zertifikate und Unterweisungsnachweise und verschickt sie.AufklappenZuklappen
Ihre Teilnehmerlisten
Erstellt Bescheinigungen, Zertifikate, Nachweise und verschickt sie
Fertige Nachweise beim Teilnehmer, Kopie in der Akte
1,7 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenIm EinsatzAngebots-AssistenzErkennt echte Anfragen, rechnet mit Ihrer Preisliste und legt das fertige Angebot zur Freigabe vor.AufklappenZuklappen
Eine Anfrage im Posteingang
Erkennt, rechnet mit Ihrer Preisliste, legt das Angebot vor
Ein Angebot zur Freigabe – noch am selben Tag
6 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenNachfass-AssistenzBehält offene Angebote im Blick, fasst nach einer Frist freundlich nach und sagt Ihnen, wer zugesagt, abgesagt oder geschwiegen hat.AufklappenZuklappen
Offene Angebote
Behält im Blick, fasst nach einer Frist freundlich nach
Wer zugesagt, abgesagt oder geschwiegen hat
1,3 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenKundenservice-AssistenzBeantwortet wiederkehrende Fragen zu Preisen, Terminen oder Bearbeitungsstand per Mail oder auf Ihrer Website und gibt alles andere an Sie weiter.AufklappenZuklappen
Wiederkehrende Fragen per Mail oder Website
Beantwortet Preise, Termine, Bearbeitungsstand; gibt den Rest weiter
Nur die Fragen, die wirklich Sie brauchen
2 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenRechnungs-AssistenzSchreibt aus dem erledigten Auftrag die Rechnung, prüft die Pflichtangaben und verschickt sie, auf Wunsch als E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung).AufklappenZuklappen
Ein erledigter Auftrag
Schreibt die Rechnung, prüft die Pflichtangaben, verschickt sie
Eine versendete Rechnung mit Nummer
3,3 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenRechnungseingangs-AssistenzNimmt Eingangsrechnungen an, prüft sie gegen Bestellung und Lieferung und bereitet die Buchung vor. Was nicht passt, landet auf einem eigenen Stapel.AufklappenZuklappen
Eingangsrechnungen
Prüft gegen Bestellung und Lieferung, bereitet die Buchung vor
Buchungsfertige Rechnungen; was nicht passt, auf einem eigenen Stapel
3 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenZahlungs-AssistenzGleicht Zahlungseingänge mit offenen Rechnungen ab, erinnert freundlich und mahnt in den Stufen, die Sie festlegen.AufklappenZuklappen
Ihre Kontoumsätze
Gleicht ab, erinnert, mahnt in Ihren Stufen
Eine Liste: bezahlt, erinnert, gemahnt
1,7 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenWochenbericht-AssistenzZieht jeden Montag Ihre Zahlen zusammen, von Anfragen bis offene Posten, und schickt eine Seite mit dem, was auffällt.AufklappenZuklappen
Ihre Zahlen aus Anfragen, Angeboten, offenen Posten
Zieht sie jeden Montag zusammen
Eine Seite mit dem, was auffällt
2 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenAuswertungs-AssistenzBeantwortet Fragen an Ihre eigenen Daten in Alltagssprache, etwa: „Welche Kunden haben dieses Jahr weniger bestellt als im letzten?“AufklappenZuklappen
Eine Frage in Alltagssprache
Sucht in Ihren eigenen Daten
Eine Antwort als kleine Tabelle
1,5 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenNachkalkulations-AssistenzVergleicht je Auftrag Angebot und tatsächlichen Aufwand und zeigt, welche Leistungen Sie zu günstig anbieten.AufklappenZuklappen
Angebot und tatsächlicher Aufwand je Auftrag
Vergleicht beides
Welche Leistungen Sie zu günstig anbieten
2,5 Stunden pro Woche
Beispielwerte · Ihre zählenEine Assistenz kann nur übernehmen, was vorher geordnet ist.
Unter dem Katalog liegen vier Blöcke, auf denen die Assistenzen stehen. Ziehen Sie einen heraus.
Ohne Website kommt keine Frage an, die man beantworten könnte.
Ohne eigenes Postfach landet keine Anfrage bei der Assistenz.
Ohne saubere Nummernkreise schreibt keine Assistenz Rechnungen.
Ohne geordnete Ablage findet die Assistenz nichts wieder.
Für junge Firmen ist das der Start, für etablierte das Nachziehen. Zum Fundament
Melder: Angebote am selben Tag statt am Abend.
- Betrieb
- Melder – Ihre Kompetenz am Bau. Asbestschulungen nach TRGS 519, Gefahrstoffunterweisungen, Baubegleitung. Inhaberin Katja Melder.
- Ausgangslage
- Anfragen kamen per Mail, Angebote wurden abends geschrieben.
- Gebaut
- Zuerst das Fundament (neuer Webauftritt), darauf die Angebots-Assistenz. Sie sichtet eingehende Nachrichten, erkennt echte Anfragen, rechnet mit Melders Preislogik und legt das Angebot zur Freigabe vor.
- Fahrplan
- Stufe 1 läuft · Stufe 2 geplant für Dezember 2026 · Stufe 3 geplant für März 2027. Kennzahlen folgen, sobald sie gemessen sind.
Abends am SchreibtischAngebote schreiben
- VorherAbends am Schreibtisch
- Stufe 1Heute
- Stufe 2Dezember 2026geplant
- Stufe 3März 2027geplant
Geplantes heißt geplant. Zahlen stehen hier erst, wenn sie gemessen sind; Preise aus dem Vertrag nie.
Ihr Ablauf ist nicht dabei? Prüfen Sie ihn in 30 Sekunden.
Vier Fragen, je ein Tippen, dann ein ehrliches Ergebnis.
- Wie oft fällt die Arbeit an?
- Läuft sie nach festen Regeln?
- Wo liegen die Informationen?
- Wie lange dauert ein Durchgang?
Was kostet Sie dieser Ablauf heute?
12.420 € im Jahr
6 × 46 × 45 €
Eine Assistenz kostet weniger als das. Wenn wir Ihnen das nicht vorrechnen können, lohnt es sich nicht.
Häufige Fragen
Wie läuft ein Projekt ab?
Gespräch, dann Ablauf prüfen, Fundament falls nötig, Einrichtung zum Festpreis, Testphase im Freigabemodus, Betrieb mit Monatspauschale.
Wo liegen meine Daten?
Auf Servern in der EU, mit Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Vorfälle melden wir binnen 48 Stunden. Gespeichert wird nur, was als Vorgang erkannt wurde.
Was brauchen Sie von mir?
Zugang zu Postfach und Domain, Ihre Preise oder Regeln und ein paar echte Beispiele aus dem Alltag.
Welcher Prozess frisst bei Ihnen die meiste Zeit?
Schreiben Sie uns in zwei Sätzen, was bei Ihnen liegen bleibt. Wir melden uns innerhalb eines Werktages und sagen Ihnen im ersten Gespräch, ob sich eine Assistenz rechnet – auch wenn die Antwort nein ist.